Alt om kirkegårde » For menighedsråd » Drifts- og ressourcestyring

Pleje- og arbejdsplaner er en vigtig del af drifts- og ressourcestyringen. Andre steder på siden er det beskrevet, hvordan disse planer kan udarbejdes og bruges i sig selv, men det kan også være nyttigt at koble dem til økonomi og ressourcestyringen.

Det er ikke en forudsætning for at lave pleje- og arbejdsplaner, at det kobles til drifts- og ressourcestyring. 

Økonomi og ressourcestyring

Budgettet er den grundlæggende plan for kirkegårdens økonomi. Sammen med bogføring og fakturering af ydelser til de brugsberettigede er den dermed en væsentlig del af ressourcestyringen. Der kan yderligere foretages ressourcestyring i forhold til forbrug af arbejdstimer, maskintimer samt planter og andre materialer. Omfang og udformningen af ressourcestyringen afhænger bl.a. af kirkegårdens størrelse.

Timeregistrering er den del af ressourcestyringen, som kobler lønomkostningerne i budgettet sammen med konkrete arbejdsområder, elementer eller ydelser. Timeregistreringen kan samtidig fungere som grundlag for lønsedler, regnskab over flekstid mv. Registreringen af arbejdstimer kan gøres mere eller mindre detaljeret, fra en enkel opdeling mellem timer på kirkegården og timer i kirken, til en registrering for de enkelte elementer og arbejdsopgaver. Detaljeringen besluttes i forhold til, hvad registreringerne skal anvendes til. På samme måde kan der ske en registrering af brugen af maskiner og materialer.

Plejeplanen er en vigtig tilføjelse til ressourcestyringen, da den angiver kvaliteter og mængder, som svarer til forbruget af arbejdstimer, maskiner og materialer, og dermed giver bedre mulighed for at vurdere ressourceforbruget. Når det er ønsket, at tidsregistreringerne skal holdes sammen med driftsopgavens omfang og målsætninger, er det vigtigt, at timeregistreringerne svarer til de arealer, mængder eller opgaver, der er beskrevet i plejeplanen. Registreringerne behøver ikke omfatte hele driftsopgaven, men kan begrænses til interessante nøgleområder som arbejde på græs eller gravsteds- og pyntningsydelser.

Hjælpeværktøjer

Drifts- og ressourcestyringen kan udmærket foregå på papir eller med tekstbehandling og regneark på kirkegårdens PC'er, men for at kunne kombinere de forskellige oplysninger kan det være relevant at bruge et administrations- og ressourcestyringssystem udviklet til kirkegårde.

Der findes forskellige udbydere på markedet, som leverer systemer med mulighed for at hente og kombinere data.

I forlængelse af arbejdet med indførsel af kvalitetsbeskrivelser på kirkegårde har Kirkeministeriet gennemført et projekt om udvikling og tilpasning af it-systemer, som er tilpasset brugen af pleje- og arbejdsplaner.

To firmaer med hver deres profil deltog. De to firmaers profiler og produkter kan se via links:

Nøgletal

For kirkegårdsdriften er Nøgletal tal, som beskriver vigtige aspekter ved arealer, aktiviteter, ressourceforbrug, indtægter mv. og deres relationer. Nøgletallene kan bruges til at vurdere udviklingen på den enkelte kirkegård fra år til år, eller de kan bruges til at sammenligne mellem forskellige kirkegårde. I det sidste tilfælde er det vigtigt, at tallene er sammenlignelige. Det vil sige, at f.eks. omkostningerne per areal drejer sig om de samme omkostninger for den samme type areal, eller at andelen af timerne, der bruges til administration, sammenlignes for den samme type kirkegårde. Her kan størrelsen af kirkegården og antallet af ansatte spille ind, men også forhold som placering i landet mv.

Som en del af projektet 'Driftsstyring på Kirkegårde' er udført en nøgletalsundersøgelse på nogle udvalgte kirkegårde. Der er fundet frem til forskellige nøgletal for arealer, aktiviteter, ressourceforbrug og regnskab for 11 kirkegårde. Et vigtigt resultat af undersøgelsen er desuden opstillingen af en række begreber og definitioner for kirkegårdsbranchen.

Undersøgelsen blev afrapporteret i en rapport, som kan hentes i pdf-format her